Huishoudelijk Reglement
Stichting Repertoire Informatie Centrum (RIC)
1. Algemeen
1.1 De stichting Repertoire Informatie Centrum (RIC) werd opgericht d.d. 23 november 2012. In de stichting participeerden bij de oprichting de volgende organisaties:
• Stichting Nederlandse Brassband Kampioenschappen (NBK).
• Stichting Frysk Fanfare Festival (FFF).
• Stichting Wereld Muziek Concours Kerkrade (WMC).
• Koninklijke Nederlandse Federatie van Muziekverenigingen (KNFM).
• Verenigde Nederlandse Muziekbonden (VNM).
• Muziek Uitleen- en Informatie Centrum (MUI).
1.2 Participanten benoemen elk een lid van het bestuur. Het bestuur beslist zelf over de verdeling van de bestuursportefeuilles en benoemt een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Bij het ontstaan van een vacature in het bestuur, zal aan de betreffende participerende organisatie worden gevraagd een nieuw bestuurslid voor te dragen.
1.3 Indien een nieuwe organisatie gaat participeren in RIC, dan heeft deze organisatie, nadat ze een vol jaar heeft deelgenomen, het recht een bestuurslid voor te dragen.
2. Functioneren bestuur
2.1 Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur van de stichting. Het dagelijks bestuur is belast met al die bestuurstaken, die geen uitstel kunnen lijden en bereidt de bestuursvergaderingen voor.
2.2 Voor de voorbereiding van specifieke onderwerpen kan het bestuur besluiten om een commissie in te stellen. Een dergelijke commissie staat onder voorzitterschap van een bestuurslid, en kan verder bestaan uit zowel bestuursleden als niet-bestuursleden.
2.3 Besluitvorming gebeurt bij gewone meerderheid, als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag, behalve in de gevallen waar de statuten een andere meerderheid voorschrijven.
2.4 Taakstelling van de voorzitter:
• De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij afwezigheid van de voorzitter vervangt de secretaris deze en bij diens afwezigheid een van de andere bestuursleden.
• Onverminderd de bevoegdheid van het bestuur, vertegenwoordigt de voorzitter samen met een DB lid de stichting.
• De voorzitter draagt i.s.m. de andere DB-leden zorg voor de naleving van statuten en huishoudelijk reglement en zorgt ervoor dat het bestuur als team functioneert.
2.5 Taakomschrijving van de secretaris:
• De secretaris voert de correspondentie van RIC en is verantwoordelijk voor het maken van de notulen van de bestuursvergaderingen. De notulen van de bestuursvergaderingen worden door het bestuur vastgesteld in de eerstvolgende bestuursvergadering. Elk jaar maakt de secretaris een jaarverslag. Secretaris draagt zorg voor overige administratieve werkzaamheden en voor het archief.
• De secretaris ziet toe op de naleving van het door het bestuur opgestelde rooster van aftreden van de bestuursleden en draagt zorg voor het doorgeven van mutaties in het bestuur aan het stichtingenregister.
2.6 Taakomschrijving van de penningmeester:
• De penningmeester is belast met het geldelijk beheer en legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af. De penningmeester ontwerpt de begroting voor het komende boekjaar en dient deze vóór 1 oktober bij de voorzitter in. Tevens dient hij vóór 1 april bij de voorzitter het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen jaar in.
• Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. Een door het bestuur benoemde kascontrolecommissie controleert jaarlijks de financiën. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door het bestuur, door ondertekening van de boeken door de kascontrolecommissie en de voorzitter.
• Uitgaven die een bedrag van € 1.000 te boven gaan dienen door de penningmeester en een ander DB-lid te worden geaccordeerd.
2.7 De overige bestuursleden staan de leden van het dagelijks bestuur terzijde. Hun taken worden in overleg vastgesteld. Dit kan in de vorm van benoeming van portefeuillehouders geschieden.
2.8 Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn voor twee perioden herbenoembaar. Het rooster van aftreden wordt door het bestuur bepaald en vastgelegd in de notulen. Jaarlijks wordt in de eerste vergadering van dat jaar de nieuwe bestuurssamenstelling formeel vastgesteld incl. het rooster van aftreden.
3. Financiën
3.1 Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door: betaling door partners voor de te leveren diensten, subsidies en donaties, erfstellingen, legaten en schenkingen en eventuele andere verkrijgingen en baten.
3.2 Voor de geldmiddelen van de Stichting wordt een bankrekening geopend.
3.3 De administratie zal worden verricht door de penningmeester.
3.4 Het stichtingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december van elk jaar.
3.5 Het bestuur benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie, bestaande uit 2 niet-dagelijks bestuur leden. Ieder jaar wordt een lid hierin vervangen. De commissie controleert de boeken en de bescheiden van de penningmeester over het afgelopen jaar en brengt bij het overleggen van de jaarstukken door de penningmeester aan het bestuur verslag uit.
3.6 Bestuursleden kunnen voor hun werkzaamheden géén vergoeding verlangen.
3.7 Het dagelijks bestuur kan materialen aanschaffen die voor de uitvoering van de bestuurszaken nodig zijn tot een maximum van € 1000 zonder toestemming van het bestuur. Aanschaf dient vooraf bij de penningmeester te worden gemeld.
4. Werkprocessen RIC
4.1 Het RIC is een virtuele organisatie die ondersteund wordt door het MUI. Het RIC laat de nodige werkzaamheden verrichten door sectorcommissies en poortwachters.
4.2 De werkprocessen van het RIC, de verantwoordelijkheidsverdeling (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) hierbinnen, de informatiestromen en de archivering worden door het bestuur beschreven en vastgelegd.
4.3 Het bestuur legt ook de criteria vast waaraan de verschillende functionarissen binnen de RIC processen (poortwachters, commissieleden, e.a.) moeten voldoen.
4.4 Het bestuur van RIC benoemt (op voordracht van MUI) de poortwachters voor een periode van twee jaar. Het bestuur wordt op de hoogte gehouden over de samenstelling van de diverse sectorcommissies.
4.5 Het bestuur bepaalt het beleid m.b.t. informatie en communicatie, waaronder de website van RIC.
5. Slotbepalingen
5.1 Het bestuur is belast met het handhaven van de statuten en het huishoudelijk reglement. In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
5.2 Het bestuur toetst eenmaal per jaar de inhoud van het reglement op validiteit. Aanpassingen van het reglement kunnen door het bestuur op basis van een normale meerderheid van stemmen worden doorgevoerd.
5.3 In elk voorkomend geval zijn steeds alle daarop betrekking hebbende artikelen uit de statuten en huishoudelijk reglement van kracht. In geval van tegenspraak staan de statuten boven het huishoudelijk reglement en staan eerder genoemde artikelen boven later genoemde.
5.4 In alle gevallen, waarin niet door de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement is voorzien, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de stichting RIC op 8 februari 2013
