Werkprocessen
Stichting Repertoire Informatie Centrum (RIC)
1. Werkprocessen
• Om de taakstelling van RIC te realiseren zijn de onderstaande werkprocessen nodig:
A) Ontwikkelen en vaststellen beleid
B) Ontwikkelen en vaststellen begroting en tarieven
C) Benoemen van coördinatoren en sectorcommissies
D) Uitvoeren van onderzoek m.b.t. repertoireontwikkeling
E) Uitvoeren van repertoireselectie
F) Onderhouden en beheren van erfgoedpartituren
G) Stimuleren van nieuwe composities
H) Verwerven van financiële middelen
I) Adviseren van participanten van RIC en instanties
J) Uitvoeren projecten
K) Tijdregistratie en kostenallocatie
2. Ontwikkelen en vaststellen beleid (A)
• Bestuur RIC ontwikkelt concept-beleid, bespreekt dit met de coördinatoren en andere belanghebbenden in het werkveld en vraagt hen hierover advies.
• Indien nodig stelt bestuur concept-beleid bij, stelt het beleid vast en communiceert dit met de coördinatroren en andere belanghebbenden in het werkveld.
3. Ontwikkelen en vaststellen begroting en tarieven (B)
• Bestuur RIC stelt jaarlijks de begroting voor RIC vast en de hiermee samenhangende tarieven voor dienstverlening van RIC (bijv. opstellen repertorium, tarieven incidentele beoordelingen, e.a.) en voor de in te schakelen dienstverleners (coördinatoren, commissieleden, e.a.).
4. Benoemen coördinatoren en sectorcommissies (C)
• Tweejaarlijks benoemt bestuur RIC onafhankelijke coördinatoren voor de benodigde sectoren, bijv. harmonie, fanfare, brassband. Coördinatoren worden benoemd op voordracht van het DB. Commissieleden worden benoemd op voordracht van coördinatoren in overleg met DB.
• Per sector wordt een neutrale coördinatore aangewezen, die als facilitator en voorzitter van de sectorcommissie zal optreden. Deze zal tevens een voorselectie doen van de te beoordelen partituren, waarbij het totaaloverzicht (geselecteerde én niet-geselecteerde werken) aan de commissie wordt voorgelegd. Bij vergaderingen van de muziekcommissies hebben de coördinatoren alleen een adviserende rol.
Voor coördinatoren geldt het volgende profiel:
o Is specialist binnen de sector.
o Heeft een grootschalig netwerk in binnen- en buitenland (uitgeverijen, componisten, festivals).
o Beheerst de Engelse- en Duitse taal.
o Heeft goede contacten met de vakpers.
o Is op de hoogte van de ontwikkelingen van het repertoire in de sector.
Taken van de coördinatoren zijn:
o Uitvoeren voorselectie van ingekomen partituren.
o Bemiddelen bij compositieopdrachten.
o Coördineren en leiden van vergaderingen van de verschillende commissies.
o Rapporteren over de resultaten en de werkwijze van de commissie.
o Contacten onderhouden met de muziekfederaties en overige instanties.
• De experts binnen de sectorcommissies dienen ervaren repertoiredeskundigen te zijn (met het oog op de originaliteit van repertoire en de diversiteit van componisten) die voldoen aan het deskundigheidsprofiel:
o Beschikt over een specialisme binnen de eigen sector.
o Is duidelijk betrokken bij de sector door eigen ervaring.
o Is op de hoogte van de ontwikkelingen van het repertoire binnen de sector.
• Beoordeling van composities vindt plaats in een complex veld, waarbij zowel een hoge mate van deskundigheid wordt vereist als een onafhankelijke opstelling. Bij het werk van de sectorcommissies en de coördinatoren dienen onafhankelijkheid en integriteit gewaarborgd te worden. Er mogen geen persoonlijke of commerciële belangen spelen. Daarom gelden de volgende spelregels:
o Bij beoordeling van verplichte werken voor nationale en internationale kampioenswedstrijden worden deelnemende dirigenten niet als commissielid geaccepteerd.
o Commissieleden die componist zijn, zijn niet aanwezig bij beoordeling van een eigen compositie.
o Commissieleden mogen op geen enkele manier directe belangen laten meewegen bij de repertoireselectie.
Indien een van de bovenstaande situaties aan de orde is, dient het betreffende commissielid dit vooraf en zonder oproep daartoe te melden bij de coördinator van de commissie. Het is een expliciete taak van de coördinatroren om toe te zien op de naleving van deze spelregels en hierover te rapporteren aan het bestuur van RIC.
5. Uitvoeren van onderzoek m.b.t. repertoireontwikkeling (D)
• n.t.b.
6. Uitvoeren van repertoireselectie (E)
• Repertoireselectie wordt onderscheiden in een aantal verschillende sub-processen:
a) Selecteren en beheren werken voor een repertorium
b) Selecteren en beheren verplichte werken voor een wedstrijd.
c) Uitvoeren incidentele beoordelingen.
Ter ondersteuning van de selectieprocessen worden jaarlijks nationale- en internationale uitgevers (dit kunnen ook "zelfuitgevende" componisten zijn) benaderd om kosteloos partituren beschikbaar te stellen hiervoor. Hen wordt gevraagd deze toe te sturen aan RIC p/a Postbus 352, 7400 AJ Deventer, Nederland). Dit met het doel om zo adequaat mogelijke repertoria samen te kunnen stellen, waarbij zo goed mogelijk rekening wordt gehouden met de actuele stand van de muziek.
De selectieprocessen worden uitgevoerd door de sectorcommissies, die daartoe minstens twee keer per jaar bijeenkomen.
• (a) Selecteren en beheren werken voor een repertorium
1) Aanvragers (KNMO) stellen een lijst met criteria op aan de hand waarvan de selectie moet plaatsvinden.
2) De sectorcommissie beoordeelt deze werken op hun geschiktheid voor wedstrijden aan de hand van de in stap 1 genoemde criteria. Indien het werk geschikt is wordt het toegevoegd aan het repertorium van de sector. Per niet-geschikt werk wordt schriftelijk vastgelegd waarom het niet geschikt is.
3) Aan alle uitgevers wordt schriftelijk gemeld welke werken worden opgenomen in het repertorium en welke werken niet geschikt zijn. Op verzoek van de uitgever kan deze geïnformeerd worden over de motivering.
4) Aan de aanvragers wordt schriftelijk gerapporteerd over het resultaat van de selectie. Na acceptatie worden de resultaten via de websites van aanvragers en RIC gepubliceerd.
5) Resultaten van selectie worden incl. motiveringen schriftelijk opgeslagen in database RIC. De partituren worden opgeslagen in het muziekarchief.
• (b) Selecteren en beheren verplichte werken voor een wedstrijd
1) Aanvrager (NBK/ONFK/WMC) stelt een lijst met criteria op aan de hand waarvan de selectie moet plaatsvinden.
2) De sectorcommissie beoordeelt deze werken op hun geschiktheid voor de wedstrijd aan de hand van de in stap 1 genoemde criteria. Per niet-geschikt werk wordt schriftelijk vastgelegd waarom het niet geschikt is.
3) Alle geschikte werken worden gerangschikt naar volgorde van geschiktheid. De meest geschikte werken worden geselecteerd.
4) Aan alle uitgevers wordt schriftelijk gemeld welke werken worden geselecteerd. Op verzoek van de uitgever kan deze geïnformeerd worden over de motivering.
5) Aan de aanvrager wordt schriftelijk gerapporteerd over het resultaat van de selectie. Na acceptatie worden de resultaten via de websites van aanvrager en RIC gepubliceerd.
6) Resultaten van selectie worden incl. motiveringen schriftelijk opgeslagen in database RIC. De partituren worden opgeslagen in het muziekarchief.
• (c) Uitvoeren incidentele beoordelingen
1) Organisatoren van wedstrijden (KNMO, WMC) stellen een lijst met criteria op waaraan uit te voeren werken dienen te voldoen. Daarbij kan het gaan om een ensemble- of solistenwerk, een concertwerk of om een compleet concertprogramma.
2) Deelnemers die een werk willen uitvoeren dat niet is opgenomen in een bestaand repertorium, dienen een aanvraag in tot beoordeling van dat werk of van het uit te voeren concertprogramma.
3) De sectorcommissie beoordeelt het werk of programma op zijn geschiktheid voor de betreffende wedstrijd aan de hand van de in stap 1 genoemde criteria. Indien het werk geschikt is wordt het toegevoegd aan het groot repertorium van de sector. Indien het niet geschikt is, wordt schriftelijk vastgelegd waarom dat het geval is.
4) Aan de aanvrager wordt schriftelijk het resultaat gemeld, waarbij een kopie wordt verstuurd naar de wedstrijdorganisator (KNMO, WMC).
5) Resultaten van selectie worden incl. motiveringen schriftelijk opgeslagen in database RIC. De partituren worden opgeslagen in het muziekarchief.
7. Onderhouden en beheren van erfgoedpartituren (F)
• n.t.b.
8. Stimuleren van nieuwe composities (G)
• Regelmatig worden er compositieopdrachten verstrekt. Deze zullen volgens een vast te stellen protocol ook beoordeeld worden door de sectorcommissies van het RIC. In dit protocol zullen zaken omschreven staan zoals criteria voor de compositie, deadlines en aanwijzingen aan de componist. Daarnaast zal het RIC behulpzaam zijn bij het opstellen van contracten voor compositieopdrachten.
9. Verwerven van financiële middelen (H)
• De kosten voor het RIC bestaan uit vergoedingen (experts/sectorcommissieleden en poortwachters) en reiskostenvergoedingen. Kosten zullen jaarlijks vooraf worden begroot op basis van het verwachte werkpakket en worden verrekend met de afnemers. Na afloop van het jaar zal op basis van nacalculatie een definitieve afrekening plaatsvinden.
• Financieringsbronnen van RIC zijn subsidies, sponsoring, bijdragen van uitgevers en betalingen door de afnemers. RIC zal actief fondsen werven t.b.v. ontwikkeling van nieuw repertoire door m.n. jonge componisten.
10. Adviseren van participanten van RIC en instanties (I)
• n.t.b.
11. Uitvoeren projecten (J)
• n.t.b.
12. Tijdregistratie en kostenallocatie (K)
• De coördinatoren dragen er zorg voor dat van de werkzaamheden t.b.v. hun commissie een adequate tijdregistratie wordt bijgehouden en vastgelegd. Op basis van deze tijdregistratie moet het mogelijk zijn om kosten op een correcte wijze toe te wijzen aan de diverse activiteiten die door de commissie zijn uitgevoerd.
